13.2 Opinión Estados Contables Del Sector

Los Estados contables que conforman las entidades del Sector Recursos Naturales y Medio Ambiente; a 31 de diciembre fueron examinados por los profesionales adscritos a la Subdirección de Fiscalización Sectorial de la Contraloría de Bogotá, D.C., los estados contables son responsabilidad de la administración de cada una de las entidades, y la de la Contraloría consiste en expresar una opinión sobre los mismos con base en la auditoria practicada.

Los exámenes fueron realizados de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas y las normas de auditoría gubernamental colombianas, las cuales requieren que la auditoria sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable sobre los estados contables, que no contienen errores importantes y son preparados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. La auditoria consiste en el examen, hecho con base en pruebas selectivas sobre las evidencias que soporta las cifras y revelaciones de los estados contables; así mismo, incluye la evaluación de los principios de contabilidad utilizados, las estimaciones significativas efectuadas por la administración y la presentación de los estados contables tomados en su conjunto. Por tanto se considera que los exámenes desarrollados proporcionan una base razonable para sustentar la opinión.

La opinión emitida sobre los estados contables del sector fueron: limpia para el Departamento Administrativo del Medio Ambiente y con salvedades para el Jardín Botánico "José Celestino Mutis" opinión con salvedades.

De la evaluación realizada a los estados contables del Sector Medio Ambiente, para la vigencia 2001, se determinaron los siguientes hallazgos:

Jardín Botánico

En la cuenta de Inventarios no se registra el costo de los individuos vegetales que se adquieren para ser utilizados en los diferentes proyectos que adelanta el Jardín Botánico de Bogotá, debido a la inexistencia de control la Entidad efectuó la contabilización y reconocimiento de dichos bienes únicamente dentro de la cuenta 18 "Recursos Naturales", donde además hace falta establecer el costo de cada área donde se realizaron actividades directas e indirectas de cada uno de los proyectos de inversión. La inexistencia de control sobre el manejo y registro de estos bienes pueden generar pérdidas o deterioro de los mismos y saldos no razonables en los estados contables.

No se encuentra registrado ni amparado el mayor activo de la entidad, representado en los individuos vegetales que hacen parte de la colección viva de la entidad, los cuales se constituyen en su esencia y razón de ser. Incumpliendo lo normado en el Plan General de Contabilidad Pública, en cuanto a que los Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales, que comprenden los destinados al uso y goce de todos los habitantes del territorio nacional y se encuentren a cargo o no del Ente Público.

13.4 Evaluación Del Sistema de Control Interno Contable

13.4.1 Ambiente De Control

DAMA, No se cuenta con Manuales de Procedimientos actualizados, que se constituyan en una herramienta de consulta para el desarrollo de las actividades y operaciones que realiza del Departamento.

Jardín Botánico "José Celestino Mutis", En las áreas de la división financiera se observa que los canales de comunicación no son apropiados lo que genera que los asuntos no sean atendidos de manera regular y oportuna, presentando situaciones de demora en la información (cierres contables y presupuestales, etc.),

En la división financiera no se propician espacios de retroalimentación que permita mejorar la gestión del proceso contable y general una mayor cultura del autocontrol.

13.4.2 Valoración de Riesgos Contables y Financieros

DAMA, En el área financiera, no se han considerado acciones a fin de mitigar situaciones de riesgo, que hagan parte de un plan de contingencia o manejo de los mismos, no permitiendo aplicar medidas de prevención, detección y corrección. En general, las situaciones de riesgo presentadas han sido manejadas de manera individual a criterio del funcionario encargado del desempeño de la actividad.

Jardín Botánico "José Celestino Mutis": No se ha dado la identificación ni un estudio de factores internos y externos por parte de la jefatura de la División y de la Oficina de Control Interno, para determinar los posibles riesgos con los que se puede ver afectada.

13.4.3 Actividades de Control Específicas para el proceso contable

DAMA, Para el desarrollo de actividades se cuenta con un Plan de Acción a nivel de grupo de trabajo, sin embargo, no se evidenciaron mecanismos programados para seguimiento de actividades.

Jardín Botánico "José Celestino Mutis": Los mecanismos de seguimiento a la planeación con los cuales cuenta la División no son los mas adecuados, debido a que lo programado en el cronograma de actividades para cada una de las áreas no se cumple a cabalidad, desaprovechando la articulación y coherencia que existe entre cada una de ellas.

No existen procedimientos definidos para generar un adecuado y eficiente plan de compras, toda vez que el existente se limita únicamente a la adquisición de papelería, artículos de aseo, cafetería etc. Así mismo, no se ha evaluado eficientemente el control interno por parte de la Oficina Asesora de Control Interno, para el área encargada de éste proceso. Esto podría ocasionar que se adquieran elementos con valores que estén por encima de los precios de mercado; que no se de un adecuado manejo a los recursos de la caja menor y en una eventual situación considerada como imprevista, urgente, imprescindible o inaplazable, se carezca del disponible o efectivo suficiente para suplirla.

En la cuenta Impresos y Publicaciones, se presentó un saldo de $36.8 millones a diciembre 31 de 2001, representado en los 798 libros "Jardín Botánico un Museo Vivo", adquiridos desde 1999, los cuales hicieron parte de la campaña publicitaria de la Entidad por ese periodo y los que aún reposan en sus bodegas a la fecha. Situación que evidencia una gestión ineficaz por la compra de libros que no están cumpliendo con la finalidad para la cual fueron adquiridos.

El área de Tesorería no efectúa las consignaciones del dinero recaudado al día hábil siguiente, generando el riesgo de pérdida o mal manejo de los mismos. Así mismo, estos recursos no se guardan ni custodian en forma debida, no se toman en cuenta mecanismos de control y autocontrol al momento de asignarlos al Director Administrativo para dejarlos como base de caja en la taquilla durante los fines de semana. Con lo antes descrito se está desconociendo lo estipulado en el Manual de Funciones de la Entidad, Resolución No. 047 del 30 de abril de 2001 los mecanismos de control interno contemplados en el literal e, artículo 2 de la Ley 87 de 1993.

13.4.4 Información y Comunicación

DAMA, Los canales de comunicación de las distintas áreas de la Entidad con la dependencia de contabilidad, no son los más óptimos, dado que las funciones asignadas conforme a la nueva estructura de la Entidad, desagrego actividades que hacen muy dispendiosa la labor de consolidación de información, como la actualización de la misma, tal es el caso de la Subdirección de Planeación, quienes manejan la parte de inversión tanto presupuestalmente, como la información relativa a fiducias; caso similar se presenta con la Subdirección Jurídica, que es la encargada de la contratación.

Jardín Botánico: Las normas y disposiciones se encuentra que buena parte son conocidas en los niveles altos, pero no son socializadas con todo el personal. En contabilidad y presupuesto se encuentran debidamente archivadas, no obstante, en algunas áreas como Almacén y Tesorería, no las conocen.

No se han establecido mecanismos de divulgación que faciliten su consulta y uso, pero es de resaltar la labor de los funcionarios responsables en la consecución y actualización de las mismas,

13.4.5 Monitoreo y Evaluación de Control Interno Contable

DAMA, No se evidencia acompañamiento frente a la implementación de acciones correctivas, como tampoco que se efectúen reuniones de grupo a fin de operacionalizar funciones, dinamizar acciones o realizar seguimiento a decisiones tomadas, mas si se tiene en cuenta que el personal involucrado no participa en la etapa de planeación.

Jardín Botánico "José Celestino Mutis" : En la División Financiera, no se ha generado una cultura de autocontrol que permita evaluar debidamente la gestión y mejorarla para óptimos resultados, garantizando la correcta evaluación y seguimiento a la gestión organizacional. Tampoco se han establecido planes de mejoramiento u otros mecanismos alternos de seguimiento y verificación para cada una de sus actividades primarias, a fin de que se apoye el cumplimiento de dichos procesos. Se reconoce el hecho de la implementación de un cronograma, que permite el seguimiento a las actividades programadas en cada una de las áreas que en ella intervienen.

13.5 ANALISIS FINANCIERO Y ECONOMICO

Gráfica No 21.

Fuente: estados contables de las entidades

El sector del Medio Ambiente registró a 31 de diciembre de 2001, activos por valor de $398.569.5 millones presentando un incremento de $97.809.7 millones correspondiente al 32.5% respecto a 31 de diciembre de 2000. Del total de activos $178.467.5 millones pertenecen a activos corrientes y $220.102,0 millones a activos no corrientes; siendo el DAMA el que posee la mayor concentración de activos equivalente a un 89.2% y el Jardín Botánico José Celestino Mutis participa con el 10.8%.

A 31 de diciembre de 2001 el sector registró pasivos por la suma de $8.677.1 millones, presentando un incremento de $6.759.4 millones equivalente al 352.48% respecto a 31 de diciembre de 2000. El DAMA el de mayor concentración con un 87.4% y el Jardín Botánico con el 12.6%.

El patrimonio registró un saldo de $389.892.4 millones de los cuales $347.116.9 millones corresponden al rubro de Hacienda Pública del DAMA y $42.775.5 millones al Patrimonio Institucional del Jardín Botánico. El patrimonio registro un incremento de $91.050.3 equivalente al 30.5% del valor reportado a diciembre 31 de 2000; debido principalmente al registro del superávit por valorizaciones y a la revalorización de la Hacienda Pública.

Del Patrimonio la suma de $347.116.9 millones corresponde al rubro de Hacienda Pública del DAMA y $42.775.5 millones al patrimonio institucional del Jardín Botánico.

ESTRUCTURA ECONÒMICA

A continuación se presenta la participación y variación de las cuentas que conforman los activos, donde se registran todos los bienes y derechos del Sector Medio Ambiente:

Cuadro No.27

Fuente: Estados Contables Entidades

El efectivo presentó un comportamiento decreciente al pasar de $617.0 millones en el 2000 a $336.4 millones en el 2001, partida reportada en su totalidad por el Jardín Botánico.

Las inversiones presentaron una disminución del 5.1% al pasar de $169.977.6 millones en el 2000 a $161.327.7 millones en el 2001; partida que representa el 40.5% del total de los activos del Sector; representados en las inversiones de renta variable constituidas por el DAMA en los Fideicomisos del Fondo Cuenta del Río Bogotá y del Fideicomiso para la reconversión ambiental industrial.

El grupo de Deudores reportan saldo de $16.561.7 millones, partida que representa el 4.2% del total de los activos, su comportamiento fue decreciente con respecto a la vigencia de 2000 presentando una disminución de $3.517.0 millones equivalente a un 17.5% . La mayor concentración de estos recursos los posee el DAMA, por concepto del valor asignado por el Fondo Nacional de Regalías correspondiente a la vigencia de 1999, con destino al fondo cuenta del Río Bogotá.

El grupo de inventarios (impresos y publicaciones) presentó una variación relativa del 2.070.5% al pasar de $1.7 millones en el 2000 a $36.9 millones a 31 diciembre de 2001. Inventarios registrados en el 2001 por el Jardín Botánico, representados en 798 libros "Jardín Botánico un Museo Vivo", los cuales fueron adquiridos en la vigencia de 1999.

Propiedad Planta y Equipo, aumentó en el 3.0% al pasar de $30.103.7 millones en el 2000 a $31.016.2 en el 2001. Partida que concentra el 7.7% de los activos del sector siendo el DAMA el que participa con $28.252.8 millones se encuentran invertidos en terrenos $22.798.5 millones y $4.472.1 en redes de aire.

Los Recursos Naturales y del Ambiente reflejaron en el 2001 un crecimiento del 201.8% con respecto a la vigencia de 2000, al pasar de $50.782.1 a $153.262.4 millones. Este grupo participa con un 38.5% del total de los activos, siendo el DAMA el que concentra recursos por valor de $121.810.1 millones y el Jardín Botánicos con $31.452.3 millones. El incremento presentado se debido principalmente a los registros efectuados en el DAMA por concepto de los pagos efectuados por concepto de obra, mantenimiento, conservación, educación, investigaciones y educación ambiental de los elementos agua, aire, suelo y subsuelo, flora y fauna. Dentro del valor registrado como "conservación del elemento agua" se encuentran los valores pagados en desarrollo del contrato suscrito con la firma Bogotana de Aguas para el tratamiento de agua del Río Bogotá y a la contabilización de las inversiones de recursos naturales en conservación efectuada por el Jardín Botánico.

ESTRUCTURA FINANCIERA

La estructura financiera comprende la composición de las fuentes de recursos de terceros con los cuales contó el Sector para el cumplimiento de su objeto social. A continuación se presenta la discriminación de las cuentas de pasivo:

Cuadro No.28

Los pasivos presentaron un comportamiento creciente al pasar de $1.917.7 en el 2000 a $8.677.1 millones en el 2001 equivalente al 352.4%, donde las cuentas por pagar son las de más incidencia en esta variación.

Las cuentas por pagar ascendieron a la suma de $8.132.4 que representan el 93.7% del total de los pasivos, valor que se encuentra concentrado en un 98.2% en el DAMA, correspondiente a las acreencias en gran parte por la ejecución del proyecto descontaminación del Río Bogotá, el cual se ejecuta a través del fideicomiso constituido en el Banco Popular .

INDICADORES

Analizadas las cifras de los Estados Contables de las entidades que conforman el Sector del Medio Ambiente, a continuación de presentan algunos indicadores que nos permiten medir la capacidad que tienen las entidades para cancelar sus obligaciones a corto plazo y medir su nivel de endeudamiento.

El sector presenta una razón corriente de 20.6 indica cada peso que el sector debe a corto plazo, cuenta con $20.6 para respaldar sus obligaciones, es decir que cuenta con liquidez suficiente.

Al sector le quedarían $169.790.3 millones, representados en efectivo y otros activos corrientes, después de cancelar todos sus pasivos a corto plazo, en el caso de que tuvieran que ser cancelados de inmediato.

Los activos están financiados con recursos externos tan sólo en un 2.2%

ANALISIS DE RESULTADOS

Gráfico No.22

Fuente: estados contables entidades

Como se ilustra en la gráfica el Sector del Medio Ambiente en la vigencia de 2001 se registraron ingresos por $129.750.1 millones reflejando un incremento con respecto al valor registrado en la vigencia de 2000 de $41.657,1 millones equivalente al 47.3%.

De otra parte, tenemos que el comportamiento los gastos durante la vigencia 2001 fue constante con respecto a la vigencia de 2000, presentando una disminución de $43.8 millones equivalentes al 0.10%.

El comportamiento de las cuentas de ingresos y su participación se observa a continuación:

Cuadro No. 29

Las transferencias de la Administración Central presentaron el mayor aumento al pasar de $19.886.4 en el 2000 a $59.694.1 millones en el 2001, con una variación relativa del 200.1%, siendo el DAMA la entidad que mayor recursos recibió por este concepto; a su vez es el rubro de mayor participación dentro de los ingresos con el 46.0%; seguido por las Operaciones Interinstitucionales con el 32.8% y otros ingresos con el 21.0%.

GASTOS

Al analizar los gastos del Sector durante la vigencia, se observa lo siguiente:

Cuadro No. 30

Los gastos de administración disminuyeron al pasar de $15.329.9 millones en el 2000 a $8.553.8 millones en el 2001 equivalente al 44.2%.

Así mismo, otro cambio significativo se evidenció en los gastos de operación que en la vigencia 2000 no presentó valor alguno y en la vigencia de 2001 figuran gastos de operación en el Sector por valor de $5.027.7 millones.

El gasto de mayor representatividad durante la vigencia correspondió a las transferencias con $27.383.0 millones equivalente al 62.3% del total de los gastos; partida transferida por el DAMA a la Corporación Autónoma Regional (CAR), el segundo lugar en participación fue para los gastos de administración con un 19.5% seguido por los gastos de operación con un 11.4%.

A 31 de diciembre el Sector presentó un excedente financiero de $85.792.5 millones, de los cuales el 94.0% fueron generados por el DAMA y el 6.0% por el Jardín Botánico. Los excedentes del ejercicio presentaron un incremento de $41.700.9 millones respecto a la vigencia de 2000 equivalente al 94.5%; como resultado en gran parte del aumento de los ingresos y disminución de los gastos administrativos.